Eine Woche Homeoffice – funktioniert Remote für unsere IT?

In der zuspitzenden Corona-Krise Mitte März haben wir entschieden, alle Mitarbeiter von zu Hause arbeiten zu lassen, bei denen das ohne größere Einschränkungen möglich ist. In diesem Artikel teilen wir unsere Erfahrungen der ersten Woche im IT-Bereich, in unseren Abteilungen für Softwareentwicklung, Datenübernahme für Neukunden und der Administration.

Bis auf wenige Ausnahmen haben alle Mitarbeiter im IT-Bereich einen Laptop. Die lokalen Entwicklungsserver liegen als VMs auf den Laptops selbst und VPN-Zugänge für Versionierung, Freigaben oder dem lokalen Wiki sind bei (fast) allen vorhanden. Die Teams organisieren sich überwiegend selbst und Absprachen innerhalb des Teams, Pair-Programming und Peer-Reviews gehören zur Tagesordnung.

Tag 1

Die meisten Entwickler sind direkt zu Hause einsatzbereit. Die Arbeit organisieren wir über unsere eigene CRM-Software, in der Übersichten über Projekte und Aufgaben online verfügbar sind. Da wir seit einigen Monaten von zwei Standorten aus arbeiten, haben wir schon vorher Google Meet für Termine genutzt. Unsere internen Chat-Tools und Google Meet erweisen sich schon am ersten Tag als sehr hilfreich. Das wöchentliche Standup-Meeting im Administrations-Team führen wir per Google Meet durch, in dem jeder per Screensharing das digitale Kanban-Board aus onOffice enterprise einsehen kann. 

Tag 2

Für den zweiten Tag war unser wichtigstes Ziel, untereinander in Kontakt zu bleiben. Wir haben jeden Entwickler per Google Meet kontaktiert und nachgefragt, ob alles in Ordnung ist oder etwas fehlt. Die bisherige Homeoffice-Erfahrung beschränkte sich nämlich nur auf einzelne Tage. Wenn Dinge besprochen werden mussten, haben wir sie häufig auf den nächsten Tag verschoben. Jetzt müssen wir uns daran gewöhnen, direkt anzurufen oder ein Google-Meeting zu starten, wenn es etwas zu klären gibt.

Ein Ziel unserer 1-zu-1-Meetings war es auch, alle an die neue Arbeits- und Kommunikationsart zu gewöhnen. Das Schöne ist, dass das bei den meisten gar nicht mehr nötig war, da viele bereits Online-Besprechungen nutzen oder Code-Reviews mit Screen-Sharing durchführen.

Direkt am zweiten Tag fiel auf, dass sich bei einigen auch der Arbeitsalltag geändert hat. Durch den fehlenden Weg zum Büro beginnt man früher zu arbeiten.

Es kommt am Mittag kein Kollege ins Büro und holt dich zur Mittagspause ab – die Pause sollte aber auch zu Hause zur Erholung genutzt werden. IT-Arbeit ist Denk- und Wissensarbeit, für die man einen freien Kopf braucht.

Tag 3

Die ersten größeren Meetings finden per Google-Meet statt, wie unter anderem unser wöchentliches Standup-Meeting in der Softwareentwicklung mit ca. 40 Teilnehmern. Wichtige Regel dabei: Mikrofon stumm schalten und nur aktivieren, wenn man etwas sagen möchte.

Bereits eingeplante Mitarbeitergespräche stehen in der nächsten Zeit an. Auch hier stellen wir in Absprache mit den entsprechenden Mitarbeitern auf Online-Besprechungen um. Gerade diese Gespräche fühlen sich ohne direkte Gesprächspartner oft seltsam an. Da aber fast jeder eine Kamera im Laptop hat, sieht man zumindest Gestik und Mimik seines Gegenübers.

Eine weitere Erfahrung ist, dass der Bedarf an Daily-Standup-Meetings steigt. Unser Team, das Datenimporte durchführt, sitzt in einem Büro und viele Absprachen finden im Normalfall direkt statt. Im Homeoffice ist nun ein kurzes Meeting am Morgen geplant, um die wichtigsten Themen für den Tag zu klären.

Am späten Nachmittag findet auch die erste interne Schulung zum Thema Mockery statt. Für den Vortragenden ist die Umstellung wohl am größten, da die direkte Reaktion der Zuhörer versteckt wird. Aber auch das klappt direkt sehr gut und wird von allen angenommen.

Tag 4

Für einzelne Tätigkeiten muss noch jemand vor Ort im Büro sein. Die Administratoren haben noch einen Mitarbeiter für Notfälle im Büro und auch das Team für die Datenübernahme stellt einen Kollegen für lokale Arbeiten ab. Davon abgesehen arbeiten alle vollständig von zu Hause.

Das Feedback der Mitarbeiter ist positiv und die proaktive Homeoffice-Regelung für alle kommt gut in der aktuellen Situation an.

Tag 5

Der Tag beginnt mit einem Gefühl der Routine. Die nächsten Wochen werden zeigen, ob und wie sich die längere Homeoffice-Arbeit noch auswirkt.

Erste Auswertungen zeigen, dass wir in der Woche leicht weniger Commits hatten als in den Wochen davor. Dafür ist der Anteil des Aufgabentrackings, der für Weiterentwicklungsprojekte verwendet wurde, gestiegen. Der Kommunikationsoverhead ist wohl etwas größer, dafür wird zielgerichteter kommuniziert und gearbeitet – auch das werden die nächsten Wochen genauer zeigen.

Fazit der ersten Woche

Abteilungsweites Homeoffice war zunächst als Test für den Ernstfall angesetzt. Die Situation hat sich dann aber so entwickelt, dass Homeoffice auf absehbare Zeit ein Muss wird. Die Eingewöhnungszeit war überschaubar und bereits am ersten Tag konnten fast alle normal arbeiten.

Ohne die bereits vorhandenen technischen Grundlagen (Laptops, VPN, Online-CRM, Video-Konferenz-Tool, onOffice enterprise) und Teamstrukturen wäre es mit Sicherheit schwierig geworden. So wie es jetzt funktioniert, blicken wir – was die Arbeit angeht – sehr optimistisch auf die nächsten Wochen. 

2 Gedanken zu “Eine Woche Homeoffice – funktioniert Remote für unsere IT?”

  1. Hi Janosch,

    schöne Zusammenfassung. Endlich mal jemand ohne Microsoft Teams, auch wenn ich google noch weniger mag. 🙂

    Wie kompensiert ihr so etwas wie gemeinsame Kaffeepausen? Wir hatten heute 5 Minuten vor unserem Teammeeting eine kurze Runde https://skribbl.io/. Spaßig. Bei uns hat außerdem fast jeder zwischendurch mal ein Foto seines Home Offices geteilt.

    Wir haben zusätzlich noch einen Chat für alle Teammitglieder, der ist irgendwie etwas direkter als die Teams-Räume von MS Teams.

    Grüße Michael

    1. Hi Michael,

      tja, goole, Microsoft – wir haben uns für Google entschieden und sind da (technisch) auch sehr zufrieden. Drive/Docs/Meet, das funktioniert alles sehr gut und eben komplett webbasiert, was unserer Firmenphilosophie entspricht.

      Chaträume haben wir auch noch für die einzelnen Teams und durch die vielen kleinen Absprachen per Meet sieht man immer mal wieder andere Gesichter, Wohnzimmer, Katzen… Spaßig wird es auch immer mal wieder. Wir tragen die Links zu den Terminen in unseren internen Kalender ein und da passiert es auch mal, dass jemand den falschen Link erwischt und auf einmal ein Entwickler samt Sofa in einer Besprechung auftaucht, in der man ihn gar nicht erwartet hat. 🙂

      Grüße
      Janosch

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.